Foto: Iprev
A Gerência de Folha de Pagamento do IPREV alcançou um importante resultado: a fila de processos que aguardavam análise e encaminhamento foi praticamente zerada. O avanço é resultado de um conjunto de medidas adotadas pela equipe.
Embora boa parte das atividades da GFPAG aconteça nos bastidores, os resultados chegam diretamente aos aposentados e pensionistas. Mais agilidade na análise dos processos, cálculos mais precisos, continuidade do trabalho e liberação rápida das informações da folha representam um serviço mais eficiente para quem depende do IPREV.
Quando o atual gerente da GFPAG, Alex dos Santos, assumiu a função, havia aproximadamente 1.100 processos em aberto ou aguardando finalização. Dentre estes processos, a principal demanda reprimida do setor eram os requerimentos de dedução e isenção da contribuição previdenciária de aposentados e pensionistas.
Para enfrentar o acúmulo, a Gerência realizou uma força-tarefa e, posteriormente, passou a manter um trabalho contínuo de acompanhamento das demandas. A fila foi reduzida até chegar ao patamar atual. Hoje, são apenas 10 processos na fila de pedidos de dedução de contribuição, que podem ser implantados ainda no mesmo mês, desde que a folha esteja aberta.
Tecnologia para ganhar tempo e precisão
Outro fator decisivo para o resultado foi a automação de planilhas utilizadas pela Gerência. Com o trabalho dos servidores, os cálculos passaram a ser realizados de forma automatizada, utilizando diretamente as informações disponíveis no SIGRH.
“A gente automatizou praticamente todas as nossas planilhas de cálculo”, destaca Alex. Segundo ele, o novo modelo reduziu significativamente o trabalho manual e também diminuiu a possibilidade de erros na inserção de dados.
A mudança trouxe ganhos especialmente importantes para demandas que envolvem grande quantidade de servidores. Um exemplo foi o trabalho relacionado ao reconhecimento de períodos averbados para fins de triênio de servidores da Educação. A demanda envolvia quase 2 mil aposentados e exigia a análise individual dos períodos e dos respectivos cálculos.
Com o apoio de ferramentas de tecnologia e da inteligência artificial, a equipe desenvolveu um script em Python capaz de processar as informações das fichas financeiras e dos triênios, filtrar os casos efetivamente atingidos e gerar os cálculos necessários.
Mais segurança no fechamento da folha de pagamento
Para tornar o fechamento da folha mais seguro e menos dependente de pessoas específicas, a equipe desenvolveu uma ferramenta de comparação entre a folha atual e a do mês anterior. O sistema ajuda a identificar alterações e direciona a análise para situações que realmente exigem atenção, como novas pensões, encerramentos, reajustes, recálculos e revisões.
A preocupação também se estende ao acesso dos segurados às informações. Após o fechamento da folha, a equipe realiza a liberação no Portal do Servidor para que aposentados e pensionistas possam consultar seus dados e contracheques o mais rapidamente possível.
Próximo passo: matriz de riscos
Com a fila sob controle e os processos mais estruturados, a GFPAG já trabalha em uma nova frente de aprimoramento: a elaboração de uma matriz de riscos da folha de pagamento.
A iniciativa começou pelo processo de dedução da contribuição previdenciária e deverá ser ampliada para os demais procedimentos da Gerência.
A proposta é mapear cada etapa dos processos, identificar os riscos envolvidos, avaliar sua probabilidade e impacto e estabelecer medidas para sua mitigação.
